В рекламное агентство требуется офис-менеджер (секретарь/администратор).
Обязанности:
Документационное обеспечение управления:
- работа с приказами, распоряжениями: оформление, подписание, ознакомление сотрудников, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
- работа с входящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт (реестр), хранение;
- работа по сбору и получению корреспонденции с юридического, почтового и фактического адресов. Работа с почтой;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, сообщения): регистрация, передача, учёт (реестр), хранение;
- оформление и регистрация, отправление писем;
- учет договоров входящих и исходящих, регистрация в реестре;
-прием актов/упд от бухгалтера, учет по датам и номерам;
-доверенности, учет доверенностей;
- составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов писем в пределах своей компетенции;
- прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников учреждения, которым они предназначаются;
-фиксирование полученной по телефону информации в отсутствие абонента и доведение её содержания до его сведения;
- организация встреч посетителей и гостей;
- ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
- соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.
Обеспечение жизнедеятельности офиса:
- заказ воды по мере необходимости;
- заказ канцелярских товаров 1 раз в месяц согласно заявкам сотрудников;
-оформление и согласование договоров с взаимодействующими структурными подразделениями, с контрагентами на предмет: предоставление транспортных услуг, услуг связи, поставки воды, доставки канцелярских товаров, оплаты коммунальных платежей и т. д.;
- информирование, организация мероприятий за соблюдением сотрудниками регламента о режиме работы предприятия. Знакомство сотрудников и коллег с новой информацией в предприятии.
- работа с курьером, координация работы курьера: - составление маршрутов следования; - формирование пакета документов, согласно поступившим заявкам от сотрудников. Информирование руководителя о исполнении работ;
-участие в подготовке корпоративных мероприятий;
-обеспечение услугами мобильной связи сотрудников предприятия;
- учет товаро - материальных ценностей на предприятии с бухгалтером. (регистрация в журнале учета, присвоение номера);
- взаимодействие с системным администратором на предмет беспрерывной работы оргтехники, заправка картриджей;
- взаимодействие с юристом;
- взаимодействие с поставщиками и подрядчиками предприятия;
- выполнение поручений руководителя.
Требования: